AEPD: Herramientas y programas de ayuda gratuitos para facilitar el cumplimiento del RGPD

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de su portal electrónico, pone a disposición de las empresas y profesionales toda una serie de herramientas y guías/asistentes (gratuitas) dirigidas a facilitar el cumplimiento de las obligaciones del RGPD en materia de protección de datos:

Facilita RGPD

Gestiona RGPD

Canal del DPD

Facilita Emprende

Evalúa Riesgo RGPD

Comunica-Brecha RGPD

Asesora Brecha

Validacripto RGPD

Hoy nos centraremos en las dos más destacadas: Facilita y Gestiona RGPD

Facilita RGPD (2.0)

Se trata de una herramienta de ayuda, sencilla, destinada a empresas o profesionales que realicen tratamientos de datos personales que, a priori, impliquen un nivel bajo de riesgo, como por ejemplo datos de contacto y facturación de clientes o proveedores, o los datos de sus empleados en el marco de una relación laboral. Sin embargo, no es adecuada para tratamientos que incluyan categorías especiales de datos, decisiones automatizadas con un impacto significativo o situaciones en que el volumen y la combinación de datos puedan aumentar el nivel de riesgo.

A pesar de ser útil, se tiene que considerar como un recurso genérico y de nivel básico en el cumplimiento del RGPD, puesto que no alcanza todos los supuestos o niveles de riesgo de tratamiento con los que pueda trabajar una determinada organización o profesional. En este sentido, Falicita RGPD no está pensado para tratamientos que impliquen un nivel alto de riesgo para los derechos y libertades de las personas (p. e., datos relativos a la salud o tratamientos masivos de datos, entre otros).

Con solo 3 pantallas de preguntas muy concretas, Facilita RGPD permite valorar la situación del usuario/a respecto al tratamiento concreto de datos personales que lleva a cabo, y determinar si este se adapta a los requisitos para utilizar la herramienta. Estas preguntas evalúan aspectos como por ejemplo el tipo de datos tratados, su finalidad y el alcance del tratamiento y, en función del resultado, permiten valorar si habría que realizar un análisis de riesgos.

Una vez ejecutada, los datos introducidos se eliminan, por lo cual la AEPD no puede acceder a la información proporcionada.

Los documentos generados por el software se adaptan a la empresa/profesional concreto de acuerdo con los datos introducidos: cláusulas informativas para incluir en los formularios de recogida de datos personales, cláusulas contractuales para anexar en los contratos de encargado del tratamiento, el registro de actividades del tratamiento, o un anexo con medidas de seguridad orientativas y mínimas. Estos documentos se pueden considerar válidos en la medida que las respuestas facilitadas sean ciertas, si bien volvemos a insistir en que su uso no garantiza un cumplimiento pleno de las obligaciones recogidas en el RGPD, de forma que la documentación resultante deberá ser implementada y/o actualizada a la situación real de los tratamientos de datos que se realicen en cada caso.

Enlace a Facilita RGPD:

https://servicios.aepd.es/aepd/view/form/mdawmdawmdawmdawmduxnzk3mjaxnzqwmtq2mdmxota2?updated=true

Gestiona RGPD

Se trata de una herramienta de un nivel superior a Facilita que actúa como un asistente que nos ayuda a elaborar y gestionar el tratamiento de los datos personales. Permite evaluar y gestionar los riesgos mediante la aplicación de un amplio catálogo de medidas de privacidad y, si procede, realizar una evaluación de impacto.

Gestiona RGPD está orientado a los responsables y encargados del tratamiento, así como a los delegados de protección de datos (DPO).

La nueva versión (disponible desde mayo de 2024) incorpora casi 800 medidas de privacidad, clasificadas en función de los riesgos identificados por la empresa o profesional, incluyendo aspectos como por ejemplo la gobernanza, la seguridad de los datos o las brechas de seguridad, e incluye mejoras en la edición de los informes finales.

Con Gestiona RGPD, la selección de los factores de riesgo y de las medidas para mitigarlos constituye el punto de partida para el proceso de identificación y gestión del riesgo, facilitando el cumplimiento de las exigencias del RGPD.

A la vez, se trata de una herramienta muy útil cuando se necesita realizar una evaluación de impacto en materia de protección de datos personales, es decir, cuando del análisis de riesgos se desprende que el tratamiento puede incluir datos especialmente sensibles, como por ejemplo información sobre la salud (p. e., historiales médicos), datos biométricos para la identificación única de una persona, o creencias religiosas. También es esencial cuando el tratamiento de datos puede comportar un riesgo alto para los derechos y libertades de los titulares, como pasa con la monitorización sistemática de personas en espacios públicos mediante videovigilancia, el uso de algoritmos para la toma de decisiones automatizadas con impacto significativo, o el tratamiento masivo de datos de menores.

La gestión de los tratamientos y el almacenamiento de la información se realiza exclusivamente en el dispositivo del usuario/a, a través de su navegador (sin necesidad de instalar ninguna aplicación) y, por lo tanto, con total seguridad y confidencialidad.

Guía usuario Gestiona RGPG:

https://www.aepd.es/guias/manual-usuario-gestiona-rgpd.pdf

Cordialmente,

SECRETARÍA TÉCNICA