Els terminis de conservació de les dades personals

Un altre aspecte molt recorrent en matèria de protecció de dades personals és el del temps que hem de o podem conservar les dades abans de procedir a eliminar-les definitivament.

De fet, un dels principis expressament recollits al Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) és el de “limitació del termini de conservació” (art. 5.1,e), segons el qual les dades personals han de ser conservades de manera que permetin identificar els interessats durant un període no superior al necessari per a les finalitats del tractament de dades personals. Les dades personals es poden conservar durant períodes més llargs, sempre que es tractin exclusivament amb finalitats d'arxiu en interès públic, amb finalitats de recerca científica o històrica o amb finalitats estadístiques [...].

Per tant, el període de conservació de les dades es vincula amb l’extensió del tractament, tota vegada que aquesta conservació es considera una operació de tractament.

Es tracta d’un criteri limitador o minimitzador respecte al període de conservació -en base al principi de proporcionalitat- en virtut del qual si, un cop executat el tractament, ja no es necessiten més unes determinades dades personals, cal procedir a suprimir-les, bloquejar-les,  anonimitzar-les o retornar-les.

La norma, però, no especifica la limitació temporal concreta. En aquest sentit, l’AEPD, en resposta a diferents consultes sobre el termini de conservació de les dades personals, ha resolt que correspon al responsable del tractament determinar el termini concret de conservació en cada cas.

Pel que fa a l’activitat professional de l’Advocacia, moltes de les dades personals que tractem deriven de la relació contractual amb els clients i, per tant, el termini de conservació inicialment s’hauria d'estendre fins que finalitzi, en cada cas, aquesta vinculació professional.

Tanmateix, encara que finalitzi la relació amb el client o que haguem conclòs l’encàrrec professional, hem d’atendre als terminis de conservació de les dades personals que determini la llei, en funció de la seva tipologia o característiques, i que després analitzarem.

D’altra banda, la pròpia norma preveu una sèrie d’excepcions que permeten ampliar els terminis generals de conservació de les dades personals:

- Quan així ho requereixi l’autoritat en procediments judicials.

- Quan les dades s'utilitzin amb finalitats d'arxiu en interès públic, de recerca científica i històrica o amb finalitats estadístiques.

En aquests casos, i sempre que sigui possible, les dades s’hauran d’anonimitzar, per impedir la identificació de les persones a les quals pertanyen.

També, de vegades, hi pot haver un interès legítim de conservar indefinidament determinades dades. És el cas, per exemple, dels expedients dels empleats, en els que l'empresari vol mantenir un registre històric de les persones que han treballat per a ell, si bé no podrà conservar la totalitat les dades, sinó només les necessàries per mantenir aquest registre.

Per tant, si bé el RGPD i la LOPDGDD no estableixen límits temporals concrets de conservació de les dades personals, sí que podem determinar alguns terminis específics a partir de la regulació d’altres normes sectorials. Alguns exemples són:

• Expedients de clients d’advocats/des: s’han de conservar un mínim de 5 anys des de la finalització de la relació amb el/la client/a, ja que és el termini general per exercitar accions de responsabilitat civil professional.

• Laboral/Seguretat Social: Els contractes laborals, nòmines, així com els documents relatius a afiliacions, altes, baixes i cotitzacions en la Seguretat Social, s’han de conservar durant un mínim de 4 anys.

• La legislació tributària estableix un temps de conservació per als documents de naturalesa fiscal o informació tributària de 4 anys, termini durant el qual poden ser requerits per les autoritats competents (p. e., declaracions de l’IRPF o altres impostos).

• Codi de Comerç: Les factures (emeses i rebudes), el llibre diari, el registre d’inventari i balanços i altres documents de naturalesa mercantil s’han de conservar durant 6 anys.

• Documents relacionats amb la prevenció de riscos laborals (informes, avaluacions de riscos, expedients sobre malalties o accidents professionals, contractes amb serveis de prevenció, etc.): 5 anys.

• Prevenció de blanqueig de capitals: la Llei de prevenció de blanqueig estableix un període mínim de 10 anys per a la custòdia de documents relatius amb la formalització de les obligacions d'aquesta llei.

• Videovigilància: Les imatges i so enregistrats s’han de destruir en el termini màxim d'un mes, tret que estiguin vinculades amb la comissió d'un delicte o una infracció administrativa que hagi donat lloc a diligències policials o judicials. En aquest cas s’hauran de conservar pel temps que sigui necessari.
• Llei de Seguretat Privada: Els informes i documents vinculats a una recerca duta a terme per empreses de seguretat privada, s’han de conservar durant 3 anys, incloent les imatges de vídeo, si n'hi ha. L’accés a les dades personals que puguin contenir, però, ha d'estar degudament bloquejat.
• Historial clínic: Segons la Llei 21/2000 (Catalunya), sobre drets d'informació concernent a la salut i l'autonomia del pacient, i la documentació clínica del pacient, els centres sanitaris resten obligats a conservar la documentació més rellevant de l’historial clínic d’una persona durant un mínim de 15 anys des de l’alta de cada assistència mèdica o hospitalària.

En resum, atès que el RGPD i la LOPDGDD no concreten la limitació del termini de conservació, es fa necessari, d'una banda, atendre a la finalitat per a la qual s’han recaptat les dades -sota el principi general de proporcionalitat- i, d'altra banda, acudir a altres normes per determinar aquests terminis de conservació.

Cordialment,

SECRETARIA TÈCNICA